WEG - VERWALTUNG
Lehnen Sie sich zurück –
wir haben alle Aufgaben im Blick
DARAUF KOMMT ES UNS AN
Gesamtheitliche Arbeitsweise
Mit Blick über den Tellerrand stellen wir einen gesamtheitlichen Systembezug her. Fragestellungen werden grundsätzlich auf zukunftsfähige Ansätze geprüft. Darüber hinaus streben wir Synergieeffekte an, welche die Effizienz der Immobilie fördern.
Strukturiertes Onboarding
Mit einem klaren Commitment wird bereits vor der Mandatsübernahme ein strukturiertes Onboarding vereinbart, welches einen reibungslosen Übergang gewährleistet und den Ressourcenbedarf definiert.
Daten- und Dokumentenmanagement
Als wichtiger Baustein für eine effiziente Arbeit wird die Art und Weise des Daten- und Dokumentenmanagement abgestimmt. Die Standards und regelmäßigen Abgabetermine werden hierbei vereinbart.
Reporting
Als regelmäßiges Kommunikationselement werden zwischen Auftragnehmer:innen und Auftraggeber:innen die inhaltlichen und zeitlichen Bestandteile des Reportings definiert.
Technische Aufgaben
Regelmäßige Objektbegehungen und Dokumentationen beugen technischen Störungen vor. Sollte es doch einmal zu Störungen an Anlagen kommen, sind wir sofort zur Stelle.
Kompetenter Ansprechpartner
Professionell und lösungsorientiert sind wir Ansprechpartner für alle Stakeholder. Auch in Notfällen sind wir rund um die Uhr über unsere Notfallhotline erreichbar.
Nachhaltigkeit
Nachhaltige Lösungen sehen wir als Investition in Mensch, Umwelt und Ihre Immobilie. Lassen Sie uns die Potenziale gemeinsam entfalten.
Aufgaben des Verwalters
nach dem WEG
Kaufmännische Aufgaben
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Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
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Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
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Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge
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Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümer:innen
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Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
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Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
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Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
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Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
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Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
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Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister:innen, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeirät:innen), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
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Mitwirken bei Wohnungsverkäufen
Technische Aufgaben
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Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
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Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
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Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
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Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
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Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker:innen
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Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher:innen
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Versicherungsabrechnung durchführen
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Einweisung Handwerker:innen und Hausmeister:innen
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Schlüsselbestellung
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Beauftragung von Sachverständigen
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Entwicklung von Nutzungskonzepten
Rechtliche Aufgaben
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Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
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Beachtung aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
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Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
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Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
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Einleitung von Klagen bei Zahlungsrückstand
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Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
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Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
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Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
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Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
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Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen
Organisatorische Aufgaben
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Korrespondenz mit Eigentümer:innen und Mieter:innen vermieteter Eigentumswohnungen
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Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
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Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
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Führung von Beschlusssammlungen
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Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
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Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
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Beschwerdemanagement
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Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
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Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen